1. ADMINISTRATOR I KONTAKT
1.1. Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w niniejszej Polityce Prywatności („Polityka”) jest PilotGo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku, Aleja Grunwaldzka 472, 80-309 Gdańsk, KRS 0000913880, NIP 9571135459, REGON 389547814 („PilotGo”, „my”).
1.2. Kontakt w sprawach ochrony danych: e-mail [email protected] lub listownie na adres siedziby.
1.3. Polityka opisuje przetwarzanie danych w związku z serwisem i usługami PilotGo — asystenta AI dla warsztatów samochodowych („Usługa”), stroną internetową pilotgo.ai („Strona”) oraz komunikacją z nami. Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane w Polityce, mają znaczenie nadane w Regulaminie świadczenia usług PilotGo.
2. ADMINISTRATOR DANYCH
2.1. Jesteśmy administratorem danych: użytkowników Strony, osób kontaktujących się z nami, danych Subskrybentów (warsztatów) i osób działających w ich imieniu (dane rejestracyjne, rozliczeniowe, komunikacja), a także danych klientów końcowych, którzy samodzielnie założyli konto w PilotGo.
2.2. Dane klientów warsztatów przetwarzane w ramach Usługi (m.in. nagrania i transkrypcje rozmów telefonicznych, dane kontaktowe, dane pojazdów — VIN, numer rejestracyjny, historia napraw) przetwarzamy na zlecenie warsztatu, który jest ich administratorem. Podstawą jest umowa powierzenia przetwarzania (DPA) zawarta z warsztatem. W sprawach dotyczących tych danych (w tym realizacji praw z RODO) właściwym adresatem jest warsztat; przekażemy mu niezwłocznie każde żądanie skierowane do nas.
3. JAKIE DANE PRZETWARZAMY JAKO ADMINISTRATOR, W JAKICH CELACH I NA JAKICH PODSTAWACH
PilotGo przetwarza następujące dane osobowe w związku z prowadzeniem strony w następujących celach jako administrator:
3.1. Przetwarzamy dane identyfikacyjne i firmowe (nazwa, NIP, adres) oraz dane logowania w celu zawarcia i realizacji umowy (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Z kolei dane osób kontaktowych i pracowników Subskrybenta (imię i nazwisko, e-mail, telefon) przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest sprawna obsługa umowy i bieżąca komunikacja (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na realizowaniu umowy z Subskrybentem.
3.2. Dane rozliczeniowe przetwarzamy, aby wykonać umowę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz zrealizować ciążące na nas obowiązki podatkowo-księgowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Płatności w systemie są obsługiwane przez zewnętrznych dostawców (np. Stripe), którzy w zakresie realizacji transakcji działają jako odrębni administratorzy Twoich danych.
3.3. Dane podane w korespondencji (e-mail, formularze kontaktowe, telefon) przetwarzamy w celu udzielania odpowiedzi na pytania i zgłoszenia. Podstawą przetwarzania jest realizacja umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub nasz prawnie uzasadniony interes polegający na bieżącej obsłudze zapytań (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3.4. Przetwarzamy dane kontaktowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na odpowiedzi na kontakt. Jednocześnie, zgodnie z ustawą prawo komunikacji elektronicznej, komunikaty marketingowe na adres e-mail lub telefon wysyłamy wyłącznie po uzyskaniu Twojej dobrowolnej zgody. Zgodę tę możesz wycofać w dowolnym momencie.
3.5. Jeżeli klient warsztatu samodzielnie zakłada konto w PilotGo, stajemy się administratorem jego danych (dane konta, historia serwisowa, komunikacja). Przetwarzamy je w celu prowadzenia i obsługi konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
3.6. Dane techniczne (adres IP, identyfikatory urządzenia, dane o aktywności na stronie) przetwarzamy w celu zapewnienia prawidłowego działania i bezpieczeństwa Strony, co stanowi nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na zapewnieniu prawidłowego działania Strony. Pliki cookies inne niż niezbędne (w tym analityczne i marketingowe) wykorzystujemy wyłącznie na podstawie Twojej zgody. Szczegółowe informacje znajdziesz w rozdziale 8.
3.7. W przypadku zaistnienia sporu, możemy przetwarzać wybrane dane osobowe (np. historię transakcji czy logi systemowe) w celu ochrony naszych praw. Podstawą prawną jest w tym wypadku nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na obronie i dochodzeniu roszczeń.
3.8. W zakresie, w jakim dojdzie do anonimizacji, możemy wykorzystywać dane do ulepszenia świadczonych usług, a także ulepszenia Strony, serwisu lub usług.
4. SZTUCZNA INTELIGENCJA
4.1. Usługa wykorzystuje systemy sztucznej inteligencji, w tym duże modele językowe, m.in. do obsługi połączeń telefonicznych, transkrypcji rozmów i generowania treści. Osoby dzwoniące do warsztatu korzystającego z Usługi są informowane, że rozmawiają z systemem AI, zgodnie z art. 50 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (AI Act), chyba że jest to oczywiste w okolicznościach.
4.2. Treści generowane przez AI podlegają weryfikacji przez personel warsztatu przed podjęciem działań. Nie podejmujemy wobec osób fizycznych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.
4.3. Dane osobowe nie są wykorzystywane do trenowania ani ulepszania modeli AI. Do ulepszania Usługi wykorzystujemy wyłącznie dane zagregowane i zanonimizowane.
4.4. Podłączenie skrzynki Gmail. Jeżeli Subskrybent podłączy do Usługi swoją skrzynkę Gmail, PilotGo — na podstawie zgody udzielonej na koncie Google — uzyskuje dostęp do odczytu wiadomości z tej skrzynki i wysyłania z niej wiadomości. Korzystamy z tego dostępu wyłącznie po to, by pobierać korespondencję związaną z działalnością warsztatu, porządkować ją i przypisywać do klientów, pojazdów i wizyt, przygotowywać projekty odpowiedzi oraz wysyłać wiadomości w imieniu warsztatu, gdy warsztat tak zdecyduje. Korzystanie przez PilotGo z informacji otrzymanych z interfejsów API Google i ich przekazywanie do innych aplikacji jest zgodne z zasadami Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami „Limited Use”. W szczególności nie wykorzystujemy tych danych do reklam, nie sprzedajemy ich, nie używamy ich do trenowania ogólnych modeli AI, a nasi pracownicy mają do nich wgląd wyłącznie za zgodą Subskrybenta, w celu zapewnienia bezpieczeństwa albo gdy wymaga tego prawo. Subskrybent może w każdej chwili odłączyć skrzynkę w ustawieniach Usługi albo cofnąć dostęp w ustawieniach konta Google — PilotGo traci wtedy dostęp do skrzynki.
PilotGo's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
5. ODBIORCY DANYCH
5.1. Dane możemy przekazywać: dostawcom infrastruktury IT i chmurowej, dostawcom modeli AI, dostawcy usług płatniczych, operatorowi telekomunikacyjnemu obsługującemu warstwę połączeń, dostawcom narzędzi komunikacji i wsparcia, księgowości oraz doradcom prawnym — w zakresie niezbędnym i na podstawie stosownych umów. Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających dane klientów warsztatów, z ich siedzibami i informacją o przekazywaniu danych poza EOG, jest dostępna pod adresem https://pilotgo.ai/dpa.
5.2. Dane analityczne dotyczące warsztatu (niezawierające danych osobowych klientów końcowych) możemy przekazywać partnerom usługowym i, za odrębną zgodą warsztatu, sieciom warsztatowym, zgodnie z Regulaminem.
5.3. Dane mogą zostać udostępnione uprawnionym organom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
5.4. Integracja z RecyApp (ewidencja odpadów BDO). Jeżeli Subskrybent podłączy do Usługi integrację z RecyApp, PilotGo przekazuje RecyApp — na polecenie Subskrybenta i wyłącznie w celu obsługi jego ewidencji odpadów — dane potrzebne do tworzenia i korygowania wpisów w tej ewidencji: identyfikatory organizacji i miejsca Subskrybenta, dane wpisów (kod odpadu, ilość, jednostka, data) oraz dane dostępowe do BDO (identyfikator i sekret aplikacji wygenerowane przez Subskrybenta w BDO). Administratorem tych danych pozostaje Subskrybent, PilotGo jest podmiotem przetwarzającym, a RecyApp dalszym podmiotem przetwarzającym — RecyApp działa wyłącznie na koncie BDO Subskrybenta i zgodnie z jego decyzjami, a obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów pozostaje po stronie Subskrybenta. Jeżeli Subskrybent skoryguje ilość wpisu już przekazanego do BDO, RecyApp przenosi tę zmianę do BDO automatycznie. Subskrybent może w każdej chwili odłączyć integrację w Ustawieniach Usługi oraz cofnąć w BDO dostęp udzielony PilotGo — tracimy wtedy możliwość zapisywania wpisów. Zakres przekazywania danych i podstawa ich przekazania poza EOG są opisane w Umowie powierzenia przetwarzania danych dostępnej pod adresem https://pilotgo.ai/dpa.
6. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG
6.1. Niektórzy nasi dostawcy (w szczególności dostawcy modeli AI i infrastruktury) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku zapewniamy odpowiedni stopień ochrony: decyzje Komisji Europejskiej o adekwatności (w tym EU-US Data Privacy Framework) lub standardowe klauzule umowne (art. 46 RODO) wraz ze środkami uzupełniającymi. Informację o stosowanych zabezpieczeniach oraz ich kopię (w szczególności standardowych klauzul umownych) można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem [email protected]..
7. OKRESY PRZECHOWYWANIA
7.1. Dane przechowujemy przez czas trwania umowy. Po jej zakończeniu będą one przetwarzane wyłącznie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń oraz przez czas wymagany powszechnie obowiązującymi przepisami prawa (przede wszystkim okresy wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych).
7.2. W przypadku danych, dla których PilotGo działa jako podmiot przetwarzający (procesor), po zakończeniu umowy Subskrybent (warsztat) ma 30 dni na samodzielny eksport danych. Po upływie tego terminu dane są trwale i bezpiecznie usuwane z naszych systemów, chyba że przepisy prawa wyraźnie nakazują nam ich dalsze przechowywanie.
7.3. Dane przetwarzane w celach marketingowych: przechowujemy do momentu wycofania przez Ciebie zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Dane z korespondencji (obsługa zapytań): przechowujemy przez czas niezbędny do rozpatrzenia sprawy i udzielenia pełnej odpowiedzi, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z tą korespondencją. Pliki cookies i dane techniczne: okresy przechowywania dla poszczególnych technologii śledzących zostały szczegółowo opisane w rozdziale 8.
8. PLIKI COOKIES I PODOBNE TECHNOLOGIE
8.1. Strona korzysta z plików cookies: niezbędnych (artykuł 6, ust. 1, lit. b, RODO) oraz, za zgodą wyrażoną z poziomu platformy zarządzania zgodą, analitycznych i marketingowych. Korzystanie z plików cookies analitycznych stanowi prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ulepszaniu i analizowaniu wykorzystania funkcji strony za zgodą użytkownika. Podstawą prawną przetwarzania danych w celu marketingowym jest prawnie uzasadniony interes (podstawa prawna: artykuł 6 ustęp 1 litera f RODO), polegający na oferowaniu użytkownikom dostosowanych reklam za ich zgodą. Zgodę można wycofać lub zmienić w każdym czasie poprzez ustawienia banera cookies lub ustawienia przeglądarki.
8.2. Zgodę na pliki analityczne i marketingowe możesz wycofać lub zmodyfikować w dowolnym momencie, korzystając z ustawień naszego banera cookies lub z poziomu ustawień Twojej przeglądarki internetowej. Szczegółowa lista wykorzystywanych przez nas narzędzi zewnętrznych, a także dokładny czas przechowywania poszczególnych plików cookies, są przez cały czas dostępne z poziomu platformy zarządzania zgodą (banera cookies) na naszej Stronie.
9. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ
9.1. Każdej osobie przysługuje prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (w tym wobec marketingu bezpośredniego — w każdym czasie) oraz wycofania zgody (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem).
9.2. Wnioski można składać na adres [email protected]. Jeżeli dotyczą one danych przetwarzanych przez nas na zlecenie warsztatu (rozdział 2), przekażemy je warsztatowi jako administratorowi.
9.3. Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9.4. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z Usługi, Strony lub kontaktu z nami.
10. ZMIANY POLITYKI
10.1. Polityka może być aktualizowana, m.in. w razie zmian prawa, technologii lub zakresu Usługi. O istotnych zmianach poinformujemy na Stronie lub e-mailem. Aktualna wersja jest dostępna na Stronie.