Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) — PilotGo

Załączniki nr 1 i 2 w brzmieniu obowiązującym od 15 października 2026 r.

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Ilekroć w niniejszej Umowie Powierzenia poniższe wyrażenia są pisane wielką literą, mają one znaczenie określone poniżej:

• Dane osobowe lub Dane — oznaczają dane osobowe zdefiniowane w art. 4 pkt 1 RODO
• Naruszenie — oznacza naruszenie ochrony danych osobowych zdefiniowane w art. 4 pkt 12 RODO
• Umowa Powierzenia — oznacza niniejszą umowę powierzenia
• Przetwarzający — oznacza PilotGo spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdańsku (Usługodawcę w rozumieniu Regulaminu)
• Powierzający — oznacza Subskrybenta, na rzecz którego świadczona jest Usługa

1.2. Ilekroć Umowa Powierzenia odwołuje się do pojęć zdefiniowanych w umowie o świadczenie usług zawartej przez Strony na podstawie Regulaminu (dalej: „Umowie Głównej”), należy je rozumieć zgodnie z definicją przyjętą w Umowie Głównej.

1.3. O ile postanowienia niniejszej Umowy Powierzenia bezpośrednio lub pośrednio nie stanowią inaczej, definicje, które odnoszą się do terminu w liczbie mnogiej, odnoszą się również do tego terminu w liczbie pojedynczej i odwrotnie.

1.4. W przypadku jakiegokolwiek konfliktu, niespójności lub rozbieżności pomiędzy Umową Powierzenia a Umową Główną, postanowienia zawarte w Umowie Powierzenia będą miały pierwszeństwo.

2. POWIERZENIE DANYCH OSOBOWYCH

2.1. Powierzający powierza Przetwarzającemu Dane osobowe wskazane w załączniku nr 1 do Umowy Powierzenia, do przetwarzania na zasadach i w celu określonym w Umowie Powierzenia. Cel i zakres powierzenia przetwarzania danych osobowych ogranicza się do zadań i czynności koniecznych do wykonania Umowy.

2.2. Przetwarzanie danych osobowych następować będzie według zasad określonych w Umowie i RODO.

2.3. Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Powierzającego, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający informuje Powierzającego o tym obowiązku prawnym, przy czym za takie udokumentowane polecenie uważa się postanowienia Umowy i Umowy Głównej oraz korzystanie z funkcjonalności Usługi.

2.4. Przetwarzającemu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tytułu wykonywania czynności określonych w Umowie, poza wynagrodzeniem, które wynika z Umowy Głównej, chyba że Umowa lub Umowa Powierzenia wyraźnie wskazuje inaczej.

2.5. Przetwarzanie Danych osobowych będzie wykonywane w okresie obowiązywania Umowy. Jeżeli Strony będą związane kilkoma Umowami związanymi z powierzeniem przetwarzania danych osobowych, czas przetwarzania trwa do wygaśnięcia ostatniej z nich.

2.6. Przetwarzający oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem Danych osobowych tak, aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz w sposób rzeczywisty chroniło prawa osób, których Dane dotyczą.

2.7. Powierzający oświadcza, że jest uprawniony do przetwarzania Danych osobowych w zakresie, w jakim je powierza do przetwarzania Przetwarzającemu, w tym w szczególności, że dopełnił wszelkich czynności wymaganych RODO i innymi obowiązującymi przepisami prawa oraz że dysponuje odpowiednią podstawą prawną ich przetwarzania.

3. ZAKRES I CEL POWIERZENIA

3.1. Powierzone dane osobowe przetwarzane będą co do zasady w systemach informatycznych Przetwarzającego, a w formie papierowej jedynie wówczas, gdy okaże się to niezbędne do wykonania Umowy.

3.2. Przetwarzanie powierzonych danych osobowych ma charakter ciągły.

3.3. Podmiot Przetwarzający oświadcza, że dane osobowe będą przetwarzane co do zasady w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazanie danych poza EOG jest dopuszczalne na rzecz dalszych podmiotów przetwarzających wskazanych w załączniku nr 2, pod warunkiem zgodności z rozdziałem V RODO, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym EU-US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych wraz z niezbędnymi środkami uzupełniającymi. Pkt 5.7 stosuje się.

4. OBOWIĄZKI PRZETWARZAJĄCEGO

4.1. Przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych Danych osobowych.

4.2. Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób, przy pomocy których przetwarza powierzone Dane osobowe, jak za własne działanie i zaniechanie.

4.3. Przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania Danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone mu Dane w celu realizacji niniejszej Umowy Powierzenia oraz ich przeszkolenia z zakresu ochrony Danych. Zapewnia również, że osoby przez niego upoważnione do przetwarzania zostaną zobowiązane do zachowania w tajemnicy przetwarzanych Danych osobowych, chyba że będą to osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy na podstawie obowiązującego prawa.

4.4. Przetwarzający po zakończeniu świadczenia Usług związanych z przetwarzaniem powierzonych mu Danych usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie Danych osobowych, przy czym Dane zostaną usunięte w czasie niezbędnym do wykonania technicznych czynności składających się na usunięcie Konta, a także danych powiązanych z Kontem, w tym prowadzonych backupów — z uwzględnieniem okresu eksportu danych przewidzianego w Regulaminie.

4.5. Przetwarzający zobowiązany jest do stosowania wszelkich adekwatnych do poziomu ryzyka środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających Dane osobowe na zasadach określonych w art. 32 RODO.

4.6. Przetwarzający zawiadamia Powierzającego o stwierdzonym Naruszeniu dotyczącym powierzonych Danych bez zbędnej zwłoki, przekazując informacje niezbędne Powierzającemu do wywiązania się z obowiązków określonych w art. 33-34 RODO.

4.7. W miarę możliwości, Przetwarzający pomaga Powierzającemu w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

4.8. Przetwarzający zobowiązuje się pomagać Powierzającemu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO.

4.9. Przetwarzający udostępnia Powierzającemu wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym rozdziale oraz umożliwi Powierzającemu lub audytorowi upoważnionemu przez Powierzającego przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. Koszty audytu ponosi każda ze Stron we własnym zakresie. Powierzający zobowiązany jest do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z przeprowadzanym audytem, w tym wyników audytu. Zobowiązanie do poufności obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy Powierzenia oraz przez okres 5 lat po jej zakończeniu.

4.10. Przetwarzający niezwłocznie informuje Powierzającego, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie RODO lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych.

4.11. Strony ustalają, że obowiązek pomocy określony w pkt 4.7 oraz 4.8 powyżej jest realizowany przez Przetwarzającego nieodpłatnie w podstawowym, zwyczajowo przyjętym zakresie. Jeżeli jednak realizacja żądania Powierzającego będzie wymagała niestandardowych działań lub znacznego zaangażowania zasobów Przetwarzającego, Przetwarzający poinformuje o tym Powierzającego. W takim przypadku dalsze działania będą traktowane jako usługa dodatkowa wsparcia technicznego, a ich realizacja i rozliczenie nastąpi po uprzedniej akceptacji wyceny czasowej przez Powierzającego, na koszt Powierzającego.

5. DALSZE POWIERZENIE I TRANSFER POZA EOG

5.1. Powierzający udziela zgody Przetwarzającemu na dalsze powierzenie przetwarzania Danych osobowych podmiotom Przetwarzającego, których lista jest wskazana w załączniku nr 2 do Umowy Powierzenia.

5.2. Dalsze powierzenie, o którym mowa w pkt 5.1 powyżej, ma na celu wyłącznie zagwarantowanie prawidłowego oraz bezpiecznego działania Usługi i jej świadczenia zgodnie z Umową.

5.3. Przetwarzający poinformuje Powierzającego o zmianie w zakresie dalszego powierzenia, poprzez zmianę załącznika nr 2 i informację przesłaną Powierzającemu w ramach Usługi lub e-mailem. Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających dostępna jest pod adresem https://pilotgo.ai/dpa lub w Usłudze i zastępuje każdorazowo załącznik nr 2. Powierzający uprawniony jest do zgłoszenia sprzeciwu co do zamiaru przekazania danych osobowych do przetwarzania dalszemu przetwarzającemu w ciągu 7 dni od otrzymania stosownej informacji o zamiarze przekazania danych dalszemu przetwarzającemu. Z chwilą zgłoszenia sprzeciwu przez Powierzającego, Przetwarzający traci prawo powierzenia danych osobowych dalszemu przetwarzającemu objętemu sprzeciwem.

5.4. Przed rozpoczęciem przetwarzania Danych osobowych przez dalszego przetwarzającego, Przetwarzający potwierdzi, że dalszy przetwarzający jest w stanie zapewnić poziom ochrony danych osobowych wymagany na podstawie postanowień niniejszej Umowy Powierzenia oraz spełniający wymogi wynikające z RODO.

5.5. W przypadku dalszego powierzenia, podstawą przetwarzania będzie umowa, w której dalszy przetwarzający zobowiąże się do wykonania tych samych obowiązków, które na mocy Umowy i RODO nałożone są na Przetwarzającego.

5.6. Przetwarzający ponosi odpowiedzialność wobec Powierzającego za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków przez dalszego przetwarzającego ciążących na nim z mocy stosowanych przepisów prawa lub stosunku umownego.

5.7. Przetwarzający nie będzie przekazywał Danych osobowych poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że uzyska w tym zakresie odrębne zezwolenie Powierzającego, którego Powierzający nie odmówi bez uzasadnionych przyczyn, a taki transfer będzie odbywać się w zgodzie z przepisami RODO. W każdym wypadku przekazanie odbywać się będzie wyłącznie w celu realizacji Umowy. Powierzający wyraża zgodę na przekazanie Danych osobowych poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego podmiotom wskazanym w załączniku nr 2.

6. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

6.1. Przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie Danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszej Umowy Powierzenia, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

6.2. Przetwarzający odpowiada za rzeczywiste szkody spowodowane przetwarzaniem Danych osobowych w sposób naruszający przepisy RODO, w zakresie w jakim nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez RODO lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Powierzającego lub wbrew tym instrukcjom, przy czym łączna odpowiedzialność Przetwarzającego w związku z przetwarzaniem Danych osobowych na podstawie Umowy Powierzenia ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego Przetwarzającemu na podstawie Umowy Głównej w trakcie ostatnich dwunastu miesięcy licząc od dnia powstania szkody, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

7. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

7.1. Zmiana Umowy Powierzenia jest możliwa wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z wyjątkiem przypadków, w których Umowa Powierzenia wprost przewiduje inną formę dokonywania zmian.

7.2. Zmiana Umowy Powierzenia możliwa jest w oparciu o oświadczenie Przetwarzającego, złożone Powierzającemu w formie dokumentowej (w tym e-mailowej). Zmiana jest skuteczna, jeśli Powierzający nie sprzeciwi się jej w terminie 7 dni od otrzymania oświadczenia Przetwarzającego, przy czym zmiana Umowy w sposób określony w zdaniu poprzedzającym nie będzie prowadzić do rozszerzenia obowiązków lub ograniczenia uprawnień Powierzającego, w tym w szczególności nie będzie prowadzić do zmiany wysokości wynagrodzenia wynikającego z Umowy Powierzenia.

7.3. Poniższe załączniki do Umowy Powierzenia stanowią integralną część Umowy Powierzenia. Zmiany załączników do Umowy Powierzenia nie stanowią zmiany jej treści: Załącznik nr 1 — Zakres i charakter powierzenia danych; Załącznik nr 2 — Lista dalszych podmiotów przetwarzających.

7.4. Wszelkie spory mające związek z Umową Powierzenia będą rozstrzygane przez sąd właściwy zgodnie z Umową Główną.

7.5. Niniejsza Umowa podlega wyłącznie prawu polskiemu.

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO UMOWY POWIERZENIA — ZAKRES I CHARAKTER POWIERZENIA DANYCH

ZAŁĄCZNIK NR 2 DO UMOWY POWIERZENIA — LISTA DALSZYCH PODMIOTÓW PRZETWARZAJĄCYCH